MENDELEY – Công cụ quản lý trích dẫn tài liệu tham khảo miễn phí

 I. Cài đặt và lập tài khoản Mendeley

Vào trang chủ https://www.mendeley.com/ và tải file cài đặt phù hợp. Hiện tại, Mendeley có thể chạy trên các hệ điều hành MacOs, Window, Linux và Android.

Cài đặt vào máy tính và đăng ký một tài khoản mendeley. 

Sau đó mở Mendeley Desktop và đăng nhập bằng tài khoản cá nhân.

II. Plug in vào Word và sử dụng Mendeley

1. Plug in vào Word

Thông thường sau khi cài đặt xong, Mendeley sẽ tự Plug in và word và xuất hiện trên thanh công cụ ở Mục “References”

Nếu Mendeley không tự nhúng vào Word, các bạn có thể kích trực tiếp từ Mendeley thông qua Tools/Install MS word Plug in. Sau đó khởi động lại Word sẽ thấy công cụ Mendeley ở vị trí như trên.

2. Import bài báo và quản lý

Việc đưa một bài báo khoa học dạng PDF vào Mendeley cưc kỳ dễ dàng. Có thể thử 1 trong 3 cách sau:

• Files/Add files và dẫn đường dẫn tới PDF cần thiết.
• Click vào nút Add Files ở ngay góc trên trái của giao diện Mendeley.
• Kéo trực tiếp PDF (thường là rất nhiều PDF) và thả vào khoảng giữa của giao diện Mendeley (đơn giản như thao tác copy giữa các folder của Window vậy).

Sau khi kéo bài báo vào, giao diện như hình sau.

Cột bên trái phía trên là cấu trúc dữ liệu giúp  quản lý các trích dẫn dễ dàng. Thao tác vẫn tương tự như Window. 

Cột bên trái phía dưới là list các tác giả. Click vào một tên, Mendeley sẽ lọc ra các bài báo của tác giả đó. Ví dụ như click vào Prof. D.J.McClements, Mendeley sẽ cho ra 3 bài báo đang có của tác giả này.

Cần chú ý là Mendeley chỉ có thể hiểu các bài báo có cùng tác giả khi khai báo tên tác giả hoàn toàn trùng khớp với nhau. Như trong ảnh trên, tên tác giả David Julian McClements được cố tình khai báo dưới 3 cách viết khác nhau nên Mendeley hiểu rằng có 3 tác giả khác nhau. 

3. Chỉnh sửa và khai báo thông tin.

Sau khi import bài báo vào Mendeley, có thể click đôi vào bài báo. Mendeley sẽ mở file PDF với cột bên phải chứa toàn bộ thông tin trích dẫn. Đây là một lợi thế cực mạnh so với Endnote.

Ở tất cả các mục, Mendeley đều có “gợi ý”  từ cơ sở dữ liệu sẵn có , như  khai báo tên tạp chí chẳng hạn. Đặc biệt là tên tác giả, Mendeley sẽ sử dụng lượng dữ liệu tên sẵn có trong kho  đã cung cấp. Khi đó, biết rõ tác giả đó có phải là tác giả có sẵn hay không và chỉnh lại tên cho trùng khớp với các bài báo trước để tránh trường hợp một tác giả 3 tên ở trên.

Đối với các bài báo của Elsevier từ năm 2000 trở về sau, những thông tin trích dẫn ở cột bên phải được Mendeley đọc gần như hoàn hảo, thường không phải chỉnh sửa nhiều. Tuy nhiên các bài báo của các nhà xuất bản khác hoặc cái bài báo từ trước những năm 1990, Mendeley vẫn có thể “tự” đọc thông tin trích dẫn nhưng có sai sót nhiều nên  phải chú ý chỉnh sửa để hướng tới một reference list “sạch”.

Reference list “sạch” là một list có đầy đủ thông tin và các thông tin phải chính xác để người đọc có thể tìm được trích dẫn một cách dễ dàng.

Việc “làm sạch” references là việc mà tác giả thường phải làm trước khi nộp (submit) bài báo cho tạp chí. Các thông tin này sẽ được Mendeley sử dụng để tạo ra các trích dẫn theo style khác nhau của từng tạp chí.

III. Cách chèn trích dẫn

Cách chèn trích dẫn vào file word rất đơn giản. Các bạn đưa con trỏ lại vị trí cần thiết, rồi mở task “References” trong word, click “Insert Citation”, Mendeley sẽ được kích hoạt và mở ra giao diện sau

Tại đây có thể nhập từ khóa như tên tác giả, tên bài báo thì Mendeley sẽ hiện ra một list chọn và chỉ việc chọn đúng bài báo mình cần. Mendeley sẽ tự điền số hay tên tác giả (tùy style tạp chí) ngay vị trí con trỏ.

Sau đó, để chèn reference list, đặt con trỏ ở vị trí cần thiết và click vào nút “Insert Bibliography”, Mendeley sẽ cho hiển thị toàn bộ reference list dưới dạng ký tự của Word. Cũng có thể chỉnh sửa bằng tay list này nhưng không khuyến khích. Nếu cần chỉnh sửa, nên chỉnh sửa hẳn trong Mendeley để lưu lại cho lần tiếp theo.

Các tạp chí khác nhau sẽ có các style trích dẫn khác nhau. Có thể chọn style ngay trên thanh công cụ, nút “style”. Nút “more style” cho phép tìm thêm các style mặc định khác của Mendeley. Đối với các style mà Mendeley chưa có sẵn, có thể download file định dạng style (đuôi .cls) tại cơ sở dữ liệu của Mendeley (hoặc cả Zotero – phần mềm quản lý trích dẫn khác) hoặc ngay tại trang web của tạp chí.

Sau đó chép file “.cls” vào thư mục cài đặt (Path thông thường là: C:\Program Files (x86)\Mendeley Desktop\citationStyles-1.0) rồi khởi động lại cả Mendeley và Word để cập nhật các thay đổi mới.

Nguồn: Tạp chí khoa học Việt Nam